ОАО «РЖД» внедряет электронный кадровый документооборот
фото:123RF/Legion-Media
«Российские железные дороги» продолжают эксперимент по переводу в электронный формат документов, связанных с оформлением трудовых отношений. Как стало известно «Гудку», электронный кадровый документооборот уже тестируют в 126 подразделениях компании. Работники, участвующие в эксперименте, могут оформить два десятка документов через Сервисный портал.
Эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) проводится под эгидой Министерства труда и социальной защиты РФ. Его смысл в том, чтобы на практике проверить, как в электронном виде будет работать механизм формирования, ведения и хранения документов, связанных с трудовыми отношениями. На сегодняшний день к эксперименту Минтруда присоединилось несколько десятков компаний из разных отраслей, включая ОАО «РЖД».
«Перевод кадрового документооборота в электронный формат – это логичный шаг в процессе создания комфортной среды для работников компании, – отмечает начальник Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Сергей Саратов. – Люди привыкли пользоваться цифровыми сервисами, это стало частью повседневной жизни – через приложения мы, например, заказываем такси, делаем покупки и взаимодействуем с государством. Всё происходит просто, быстро, удобно. Соответственно, и работодатель должен развивать свои корпоративные цифровые сервисы, чтобы создать привычные и комфортные условия для работника. Это необходимо делать, учитывая, что на рынок труда пришло поколение, которое с «цифрой» на «ты». С другой стороны, стандартизируя и автоматизируя рутинные операции, мы повышаем эффективность работы HR-функции и освобождаем HR-подразделениям время на решение стратегических задач и взаимодействие с работниками».
По условиям эксперимента каждая компания имеет право самостоятельно определить, какие подразделения в нём участвуют; перечень документов, которые переводятся в электронный вид; какая электронная подпись будет использоваться для их верификации (исключения – трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, ученический договор и договор о материальной ответственности, их работодатели обязаны подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью).
В ОАО «РЖД» электронный кадровый документооборот тестируют в 126 подразделениях. Среди них, в частности, органы управления Центра фирменного транспортного обслуживания, Дирекции скоростного сообщения, Центра корпоративного учёта и отчётности «Желдоручёт», Дирекции капитального ремонта и реконструкции объектов электрификации и электроснабжения железных дорог, Дирекции тяги и Главного вычислительного центра, Центра инновационного развития, а также весь социально-кадровый блок. Основная масса предприятий, участвующих в пилотном проекте, находится на полигонах Северной и Горьковской дорог, где созданы социально-кадровые центры.
Участие в эксперименте для каждого подразделения и каждого сотрудника строго добровольное.
Если принято решение перейти на оформление документов в электронном виде, то за месяц до начала эксперимента специалисты по управлению персоналом должны в письменной форме уведомить всех работников о его проведении и праве каждого согласиться или отказаться в нём участвовать. Своё решение работник должен выразить в письменном виде. Если сотрудник согласен участвовать в эксперименте, он должен ознакомиться с временным регламентом электронного кадрового документооборота в компании, после чего подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором зафиксирована ответственность сторон. В частности, работник должен обеспечить конфиденциальность своей учётной записи (логин и пароль, под которыми он заходит на Сервисный портал).
«На сегодняшний день в РЖД согласились участвовать в эксперименте около 4,2 тыс. человек. Для нас это хорошая цифра, ведь мы прекрасно понимаем, как большинство людей относятся к изменениям. Мы благодарны каждому участнику эксперимента за их вовлечённость, ведь именно они помогают нам развивать данный сервис и делать его лучше и продуктивнее», – говорит заместитель начальника департамента – начальник отдела кадрового администрирования Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Ольга Комарова.
Площадкой для внедрения электронного кадрового документооборота стал Сервисный портал. В настоящее время в электронном виде можно оформить документы по 20 процессам, включая предоставление различных видов отпусков и получение материальной помощи к ежегодному оплачиваемому отпуску, направление в служебную командировку и на обучение, выдачу аванса на командировочные расходы, предоставление дней для прохождения диспансеризации и времени для самостоятельного поиска работы.
Работники, участвующие в эксперименте, могут запросить документы в специальном разделе «Подать заявление» на Сервисном портале. У страницы простой и понятный интерфейс. Кроме того, она персонализирована под каждого работника.
«Система настроена так, что работник видит только те заявления, которые имеет право инициировать, – поясняет Ольга Комарова. – Так, например, поскольку получить материальную помощь к отпуску можно один раз в год, соответствующее заявление будет активно в личном кабинете только до момента использования права на эту выплату».
Самостоятельно писать текст заявления теперь не нужно – в систему загружены уже выверенные шаблоны. Пользователю нужно только ввести в форму необходимые данные, например для переноса запланированного отпуска нужно указать даты отпуска, выбрать причину переноса (по семейным обстоятельствам/производственная необходимость) или вписать свою, указать согласующего руководителя, затем нажать кнопку «сформировать заявление», и документ будет отправлен на подписание к руководителю.
Инициированное работником заявление обрабатывается в автоматизированной системе, направляется по маршруту согласования и поступает к сотруднику по управлению персоналом на исполнение, после чего уходит на подписание руководителю, а затем обратно к работнику на Сервисный портал для ознакомления. Работник подписывает документ простой электронной подписью (пользователь идентифицируется через логин и пароль к Сервисному порталу), а руководитель – усиленной квалифицированной подписью, которая гарантирует его неизменность.
Особенность эксперимента в том, что в этом году Минтруд разрешил работодателям не дублировать электронные документы на бумажных носителях, как это было раньше.
По мере стандартизации и оцифровки кадровых процессов в электронный вид постепенно перейдёт практически весь кадровый документооборот, считает Ольга Комарова. По её словам, в РЖД к этому готовы. «В компании на сегодняшний день есть всё необходимое, чтобы обеспечить надёжную работу электронного документооборота – IT-инфраструктура, Сервисный портал, Аккредитованный удостоверяющий центр, который обеспечивает выдачу электронных подписей, и нормативная база, разработанная на основе норм трудового права и законодательства об эксперименте», – отмечает Ольга Комарова.
Итоги эксперимента по переходу на электронный кадровый документооборот в компании подведут весной следующего года.
Мария Абдримова